GESTIÓN EMPRESARIAL TFG2

                                Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios y otros mucho más complejos.

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access o PowerPoint… te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, pero no te preocupes que para eso estamos aquí.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde, en cada celda de la cuadrícula, se pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante lo sencillo que es hacerlo).

Pensarás que para una simple suma mejor usamos una calculadora que andar abriendo Excel e introducir los datos y fórmulas pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 50 números, tienes que volver a introducirlos todos mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás calculando a mano los gastos generados en casa o en tu empresa durante un año entero, algo como la imagen anterior, y descubres u error, tendrás que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel solo tienes que corregir el dato erróneo y se volverá a calcular todo automáticamente.

Esta característica de recalculo automático te permite jugar con simulaciones fácilmente, por ejemplo, imagina que estás calculando el importe que pagarás mensualmente de un préstamo en función de la cantidad que solicites al banco, en Excel basta con que vallas cambiando el importe a pedir y automáticamente se calcularán las cuotas mensuales.

Veamos un ejemplo práctico:

Aquí vemos lo que podría ser una factura sencilla en Excel.

Para situarnos tenemos filas (1,2,3,4…) y Columnas (A,B,C,D…). En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B (Precio) y C (Cantidad).

En la celda D15 se ha calculado el IVA, en la parte superior puedes ver la fórmula que he utilizado “=D14*0.21” o sea, he multiplicado la cantidad de la celda D14 por 0.21.

Así de sencillo es utilizar Excel.

También puedes observar en la imagen anterior que podemos escribir texto en las celdas como el nombre de la papelería así como podría haber puesto un logotipo de la misma. Otro detalle importante que suele echar para atrás al usuario al oír hablar de hojas de cálculo es que NO NECESITAS SABER MATEMÁTICAS para poder usarlo, la mayoría de las veces basta con saber las operaciones básicas, sumar, restar, multiplicar y dividir. Por supuesto si dominas las matemáticas mucho más producto le podrás sacar a las hojas de cálculo.

Otro detalle de las hojas de cálculo es que puedes incluir gráficos a partir de los datos mostrados. Hay una gran cantidad de tipos de gráficos para poder utilizar, de barras, de tarta, etc.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

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